Uso eficiente del tiempo

Según el Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española, procrastinar significa diferir, aplazar; es decir, dejar para después, para mañana, para otro momento, lo que tendríamos que estar haciendo hoy, ahora.

Esto inevitablemente nos aleja de nuestra meta, desmotivá y produce sensaciones negativas.

Las personas que tienden a procrastinar presentan varias características:

  • Suelen refugiarse en actividades que le gustan, antes de empezar con aquellas que menos le gustan; aunque sean más importantes y/o más urgentes.
  • Cuando aplazan no dicen para cuándo lo harán; sólo piensan o dicen que van a hacerlo más tarde.
  • Normalmente, cuando empiezan la tarea que han pospuesto, se preguntan… “¿por qué no empecé antes?”, lo que implica un sentimiento de culpabilidad evidente.

Procrastinar se ha relacionado con la falta de carácter, de voluntad, con la pereza. Sin embargo, el asunto parece más complejo, pues diferentes estudios han venido a demostrar que nuestro cerebro tiene una tendencia natural a procrastinar.

procrastinar
Procrastinación

¿CÓMO TRABAJAR PARA EVITAR LA PROCRASTINACIÓN?

  • Deja las excusas para no empezar, en caso contrario nos acostumbramos a trabajar presionados por el tiempo.
  • Evita o minimiza las distracciones: porque dificultarán tu concentración, lo que reduce la productividad siempre, tener el móvil delante cuando estás haciendo una tarea importante, o las redes sociales abiertas y enviándote notificaciones. Identifica qué te distrae y contrólalo.
  • Ponte fecha límite (o incluso hora) a tus tareas: de manera realista, valora cuánto tiempo necesitarás para realizar eso que tienes que hacer para alcanzar tu objetivo en la fecha definida.
  • Hazlo ya: no esperes a que tu estado emocional sea el ideal para ponerte con la tarea. Nunca será un buen momento, y menos si se trata de algo que no te gusta. Es mejor hacer cuanto antes lo que no nos agrada.
  • Incluye pequeñas recompensas para motivarte cada vez que consigas finalizar tareas especialmente importantes y que no son de tu agrado. Esto te ayudará a dejar de procrastinarlas la próxima vez.

¿CÓMO AYUDA A TU EMPLEABILIDAD REDUCIR LA PROCRASTINACIÓN?

Trabajar evitando procrastinar te ayudará en la mejora de tu desempeño profesional, porque:

  • Nos evita situaciones de estrés, desgaste emocional, y la insatisfacción de una constante lista de temas pendientes.
  • La procrastinación genera desmotivación propia y del resto de personas con las que trabajamos.
  • En el trabajo en equipo, el procrastinador suele pagar con una mala imagen y reputación (en ocasiones otros asumen sus tareas por el riesgo de no llegar a tiempo).
  • Es fuente de muchos errores en los proyectos, pues en ocasiones no hay tiempo ni forma de salvar determinadas situaciones, porque no hay margen de maniobra real.

PRIORIDADES

Stephen Covey  popularizó en sus publicaciones la matriz de prioridades creada por el general Eisenhower durante la II Guerra Mundial para organizar a sus soldados. Tal era su sencillez y utilidad que hoy sigue siendo una herramienta básica para nuestra organización y productividad personal.

Para trabajar con ella debemos reflexionar y analizar sobre la importancia y la urgencia de cada tarea, para decidir la relación entre esfuerzo y tiempo que debemos aplicar en cada caso.

  • IMPORTANTE: Lo que contribuye al logro de los resultados (personales o profesionales).
  • URGENTE: Lo que reclama una atención inmediata, pudiendo ser importante o nada importante. Se mueve en el eje del tiempo.

Cuando no tenemos claro lo importante, es muy fácil dedicarse a hacer las tareas más urgentes por inercia, por lo que definir de antemano nuestros objetivos se torna nuevamente en tarea clave.

La combinación de urgencia e importancia determina qué hacer con cada tarea:

  • (C) URGENCIA alta e IMPORTANCIA baja: Es el cuadrante del engaño, satisface necesidades y expectativas de los demás. Por inercia, pasamos a él desde el anterior (del A al C), porque ya estamos emocionalmente enganchados a la presión. Sin embargo, lo ideal sería parar y pensar qué es importante y tenemos que ir trabajando de manera anticipada (es decir, pasar del A al B). Es lo conveniente.
  • (A) URGENCIA alta e IMPORTANCIA alta: Las tareas que están en este cuadrante son importantes para la consecución de tus objetivos, y además corres un riesgo si no las realizas a tiempo. Es el cuadrante de las prisas, los agobios. Es lo imprescindible.
  • (B) IMPORTANCIA alta y URGENCIA baja: En este cuadrante están las tareas importantes para alcanzar los objetivos, pero que no requieren ser hechas ya. Es el cuadrante de la planificación, de la calidad. Si vamos trabajando cada día algo en este cuadrante, evitaremos caer de manera continua en los agobios y el estrés (es decir, estar siempre en el A). Es lo necesario.
  • (D) URGENCIA baja e IMPORTANCIA baja: Es el cuadrante de la pérdida del tiempo. ¿No te suena? Situaciones en las que sabes que lo que estás haciendo ni es urgente, ni es importante. Es mejor desecharlas porque son irrelevantes.

Trabajar con esta matriz nos permite reflexionar sobre la importancia de las tareas y evita que nos dejemos llevar por lo urgente, facilitando la toma de decisiones en la planificación y la organización personal.

Priorizar continuamente nos ayudará a ser más productivos y a obtener una mayor satisfacción por el cumplimiento de nuestros

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